リログループ特定個人情報取扱基本方針

制定 平成27年10月1日
最終改定 平成27年11月27日

株式会社トキオランディックスおよびリロパートナーズグループ(以下「当社」といいます。)は、不動産管理、賃貸借・売買の仲介その他総合不動産サービスに携わる事業者として、お客様・お取引先様等の個人情報を大切に保護し、適切に取り扱うことが当社の重要な社会的使命と認識しております。役員はじめ全従業員は個人情報保護に関する法規範を遵守し、次に示す当社基本方針を具現化するために、JISQ15001に準拠したマネジメントシステムを構築し、常に社会的要請の変化に着目し、継続的改善を含め全社を挙げて取り組むことを宣言します。 株式会社リロ・ホールディングおよびその子会社(以下「グループ会社」という)は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)に基づく特定個人情報および個人番号(以下「特定個人情報等」という)の適切な取り扱いの確保について組織として取り組むため、本基本方針を定めます。

本基本方針の対象となるリログループのグループ会社については、下記のウェブサイトの一覧表をご覧ください。(グループ会社の一覧表は適宜更新しています)。
http://www2.relo.jp/privacy_k.html

1.関係法令・ガイドライン等の遵守

グループ会社は、特定個人情報等の取り扱いに関し、「番号法」および「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)」および各省庁のガイドラインその他の規範を遵守します。

2.利用目的

 

 グループ会社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

(1)取引先様の特定個人情報等
   ①不動産取引に関する支払調書作成事務
   ②報酬、料金、契約金および賞金に関する支払調書作成事務

(2)株主様の特定個人情報等
   ①配当および剰余金の分配に関する支払調書作成事務

(3)グループ会社の役員・従業員等の特定個人情報等
   ①源泉徴収票作成事務
   ②持株会の会員である者について、持株会による源泉徴収票作成事務のための当該持株会への提供
   ③健康保険・厚生年金保険届出、申請・請求事務
   ④雇用保険・労災保険届出、申請・請求、証明書作成事務
   ⑤確定拠出年金の年金または一時金等の支給に関する事務

(4)グループ会社の役員・従業員等の配偶者および親族等の特定個人情報等
   ①源泉徴収票作成事務
   ②健康保険・厚生年金保険届出事務

        

 

3.安全管理措置に関する事項

グループ会社は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために、別途取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また従業者に特定個人情報等を取り扱わせるにあたり、安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

4.特定個人情報等の委託の取り扱い

グループ会社は、特定個人情報等の取り扱いについて、第三者に委託することがあります。 この場合、グループ会社は、番号法および個人情報保護法に従って、特定個人情報等の保護に関する十分な水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるように定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

5.継続的な改善

グループ会社は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針および取り扱いに関する規程類を継続して改善します。

6.質問および苦情処理の窓口

グループ会社の特定個人情報等の取り扱いに関する質問または苦情につきましては、下記の株式会社リロ・ホールディングの「個人情報相談窓口」をリログループの総合受付窓口といたします。 お問い合わせ等につきましては、適切かつ迅速に対応し、問題の解決を図るように努めます。なお、開示等の求めについては、次の各号の場合を除き、ご本人またはその代理人であることを確認させていただいたうえで、遅滞なく回答します。

   (1)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   (2)グループ会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   (3)法令に違反することとなる場合

株式会社リロ・ホールディング
個人情報相談窓口  TEL:03-5312-8740
          E-mail:privacyRH@relo.jp
個人情報保護管理者 法務コンプライアンス室室長